La atención telefónica es uno de los aspectos más importantes a la hora de evaluar la calidad del servicio al cliente de las empresas. Pero sin duda es uno de los procesos más desatendidos, sobre todo cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas. El contacto telefónico con potenciales clientes que quieren recibir más información sobre nuestra oferta es el talón de aquiles de muchos empresarios. ¿Pero y si dejamos en manos de profesionales este tipo de llamadas? Los protocolos de atención telefónica dictarán las normas que rigen para conseguir resultados al otro lado de la línea ¡convencer al cliente es la meta!
En este post queremos hablarte de protocolos de comunicación, de cómo debe de hacerse, para que luego seas tú quien decida.¡Sigue leyendo!.
¿Cómo pueden las empresas mejorar la atención telefónica a sus clientes?
La atención telefónica es un aspecto fundamental en la relación entre una empresa y sus clientes. Es por ello que es importante que las empresas se esfuercen en ofrecer un servicio de atención al cliente de calidad que permita satisfacer las necesidades de los usuarios.
Una de las claves para mejorar la atención telefónica es contar con un personal capacitado y motivado. Los empleados que atienden el teléfono deben ser personas amables, pacientes, eficientes y estar bien informadas acerca de los productos o servicios que ofrece la empresa. Deben estar dispuestos a ayudar al cliente en todo momento y tener la capacidad de resolver cualquier problema o duda que se presente.
Asimismo, la empresa debe contar con una estructura organizativa que permita gestionar de manera efectiva las llamadas entrantes. Es importante que se tenga una centralita telefónica que permita clasificar y distribuir las llamadas a los departamentos o personas correspondientes, de manera que se pueda atender al cliente de manera rápida y eficiente.
Otro aspecto fundamental es la disponibilidad del servicio de atención telefónica. Es importante que la empresa establezca horarios de atención al cliente que se adapten a las necesidades de los usuarios. También es fundamental contar con un sistema de atención telefónica que permita a los clientes dejar mensajes o solicitudes, de manera que puedan ser atendidos en el menor tiempo posible.
Por último, la empresa debe establecer una política de seguimiento y retroalimentación con los clientes. Es importante que se realicen encuestas de satisfacción y que se tomen en cuenta las opiniones y sugerencias de los usuarios para mejorar el servicio de atención telefónica.
En conclusión, la atención telefónica es un aspecto fundamental en la relación entre una empresa y sus clientes. Es importante que se cuente con un personal capacitado, una estructura organizativa eficiente, una disponibilidad adecuada del servicio y una política de seguimiento y retroalimentación con los clientes, para ofrecer un servicio de calidad que permita satisfacer las necesidades de los usuarios.
Los protocolos de atención telefónica ¿Qué son?
Las dinámicas de comunicación telefónica son los procesos y técnicas que se utilizan en las conversaciones telefónicas para lograr una comunicación efectiva y satisfacer las necesidades del interlocutor. Estas dinámicas incluyen aspectos como la entonación, la claridad en el habla, la capacidad para escuchar y la empatía hacia el interlocutor.
La entonación es un aspecto fundamental en la comunicación telefónica. Es importante hablar con una voz clara y con una entonación adecuada que permita al interlocutor entender el mensaje. También es importante evitar hablar demasiado rápido o lento, y evitar jergas o tecnicismos que el interlocutor pueda no entender.
La claridad en el habla también es esencial en la comunicación telefónica. Es importante pronunciar cada palabra con claridad, para que el mensaje sea entendido de manera efectiva. Si se tiene un acento o una forma particular de hablar, es importante adaptar el discurso para que sea más claro y fácil de entender.
La capacidad para escuchar es un aspecto fundamental en la comunicación telefónica. Es importante prestar atención a las necesidades y preguntas del interlocutor, para poder responder de manera adecuada. La escucha activa implica también hacer preguntas y solicitar aclaraciones si es necesario, para poder entender de manera efectiva las necesidades y preocupaciones del interlocutor.
La empatía hacia el interlocutor es otro aspecto importante en la comunicación telefónica. Es importante tratar al interlocutor con amabilidad y respeto, mostrando interés por sus necesidades y ofreciendo soluciones que satisfagan sus necesidades. La empatía implica también la capacidad de ponerse en el lugar del interlocutor, entender sus preocupaciones y tratar de resolver los problemas de manera efectiva.
En conclusión, las dinámicas de comunicación telefónica son los procesos y técnicas que se utilizan en las conversaciones telefónicas para lograr una comunicación efectiva y satisfacer las necesidades del interlocutor. Estas dinámicas incluyen aspectos como la entonación, la claridad en el habla, la capacidad para escuchar y la empatía hacia el interlocutor. Al aplicar estas dinámicas de manera efectiva, se puede mejorar la calidad del servicio de atención al cliente y fortalecer la relación entre la empresa y sus clientes.
Las principales técnicas para la comunicación telefónica incluyen:
- Saludos y presentaciones: Al contestar una llamada, es importante saludar y presentarse de manera clara y profesional. Un saludo adecuado podría ser «Buenos días/tardes, gracias por llamar a [nombre de la empresa], mi nombre es [tu nombre], ¿en qué puedo ayudarlo?»
- Escucha activa: Escuchar con atención y sin interrupciones es esencial para una comunicación telefónica efectiva. Es importante prestar atención a las necesidades y preguntas del interlocutor, para poder responder de manera adecuada.
- Hablar con claridad: Hablar de manera clara y en un tono adecuado, sin hablar demasiado rápido o lento, y evitando jergas o tecnicismos que el interlocutor pueda no entender.
- Empatía: Tratar al interlocutor con amabilidad y empatía, mostrando interés por sus necesidades y ofreciendo soluciones que satisfagan sus necesidades.
- Resolución de problemas: Ser capaz de resolver problemas de manera eficaz, proporcionando respuestas precisas y completas a las preguntas y preocupaciones del interlocutor.
- Cierre de la llamada: Al final de la llamada, es importante agradecer al interlocutor por su tiempo, resumir los puntos clave de la conversación y asegurarse de que todas las preguntas hayan sido respondidas.
¿Por qué debe mi empresa contar con los servicios de SVAE Asistente Virtual para Empresas?
Una razón importante para que una Pyme contrate los servicios de SVAE para atender las llamadas telefónicas en su nombre es para mejorar la imagen de la empresa y aumentar la satisfacción del cliente. Al contratar a un asistente virtual para atender las llamadas, se asegura que cada llamada sea atendida de manera profesional, cortés y efectiva, sin importar si el personal de la empresa está disponible o no.
Además, al contar con un asistente virtual, la empresa puede mejorar su eficiencia operativa al liberar a su personal de tareas administrativas y de atención al cliente, lo que les permitirá enfocarse en tareas más importantes y estratégicas para el crecimiento del negocio.
Un asistente virtual también puede proporcionar flexibilidad para la empresa al ofrecer servicios de atención al cliente en horarios extendidos, incluso durante fines de semana y días festivos, lo que aumentará la satisfacción del cliente y mejorará la imagen de la empresa.
En resumen, la contratación de SVAE para atender las llamadas telefónicas de la empresa puede mejorar la imagen de la empresa, aumentar la satisfacción del cliente, mejorar la eficiencia operativa y proporcionar flexibilidad en la atención al cliente, lo que puede llevar a un aumento en la retención de clientes y a un aumento en las ventas.
