Llevamos más de diez años dedicados a la atención telefónica, nuestro servicio de secretaria virtual ofrece a las empresas la posibilidad de continuar con su actividad en el día a día e incluso cuando la empresa permanece cerrada. Por eso, nuestro permanente contacto con el cliente nos ha ayudado a conocer qué es exactamente lo que desea cada uno de ellos y también a hacer un listado de las principales quejas del usuario en la atención telefónica.
Conocer las demandas de los clientes nos ayuda a mejorar cada vez más nuestra labor. De la misma forma que estar al día de la filosofía de la empresa de las empresas con las que trabajamos, nos permite adaptarnos a ellas y a su forma de interactuar con sus clientes. Es importante conocer las principales quejas del usuario en la atención telefónica para poder revisar el protocolo de actuación de cada empresa en cada caso y ver cómo podemos poner soluciones a todas ellas.
Falta de atención al cliente.
Esto sucede debido a que en el día a día de una empresa siempre hay labores urgentes que hacer y el teléfono queda relegado a un segundo plano. Cuando un cliente llama a una empresa de la que es usuario, quiere ser escuchado de inmediato. Retomar y devolver las llamadas perdidas en ratos libres no suele funcionar a largo plazo, sobre todo si se trata de clientes que necesitan soluciones o tienen dudas en un momento puntual.
Poca empatía.
La atención telefónica es un trabajo especializado que debe ser llevado a cabo por profesionales. Y es que es mucho más que atender el teléfono. Es conocer los códigos de comunicación específicos para esta vía, conseguir que quien está al otro lado nos entienda con facilidad e intentar lanzar los mensajes más directos posibles, además de hacer que se sienta escuchado. Y es que no ver la cara o los gestos de nuestro interlocutor nos priva de información muy valiosa, la cual tenemos que descifrar a través de su tono de voz o los silencios que utiliza durante la conversación.
Demandan más información y mucho más precisa.
Es necesario que quién contesta al teléfono conozca la empresa y los servicios que ofrece. O, en su defecto, sepa transmitir al cliente que su mensaje ha sido correctamente registrado y que muy pronto alguien especializado en el tema en cuestión se pondrá en contacto con él. El tiempo es muy valioso para todos, empresas y clientes, por lo que el poder informar de forma clara y concisa es una de las cosas que más valoran quienes se ponen en contacto con una empresa.
Incapacidad para resolver problemas.
Esta queja se debe, generalmente, a que aquellos en los que las empresas delegan la recepción de llamadas no conocen la filosofía de la empresa o no tienen la suficiente información para dar las respuestas pertinentes a los propios clientes.
La atención telefónica es un servicio fundamental para cualquier empresa ya que, en muchas ocasiones, es la primera toma de contacto que se produce entre clientes y empresa. Por eso, es fundamental atender a cada persona como se merece. Teniendo en cuenta sus necesidades y ofreciéndoles respuestas que estén completamente alineadas con la forma de trabajar de la empresa.
Por este motivo, antes de comenzar a colaborar con una empresa nos interesamos por sus métodos de trabajo, su misión y su visión. Para convertirnos en parte de su equipo y poder atender las llamadas de una forma completamente personalizada sin que quien está al otro lado pueda saber si está hablando con un servicio externalizado o con el propio personal de la empresa.
Y es que ofrecer una experiencia satisfactoria a los clientes a través del teléfono tiene diversas ventajas para tu empresa. En primer lugar mejorarás la imagen de tu compañía, pero no solo eso. Conseguirás hacer tu trabajo mucho más efectivo al poder resolver problemas y dudas de inmediato sin necesidad de dedicar demasiado tiempo a la resolución de cada una de ellas.
Ahora que ya conoces cuáles son las principales quejas del usuario en atención telefónica y cómo puedes atajarlas. Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros para incorporar a tu negocio nuestro servicio de secretaria virtual y juntos comenzaremos a trazar una estrategia de comunicación con tus clientes para atenderlos como tú lo harías y convertir las posibles quejas sobre la asistencia telefónica que pudieran tener en tu empresa en buenas opiniones. ¿Trabajamos juntos?
