La vuelta de las vacaciones es una muy buena época para celebrar encuentros empresariales, tanto con profesionales del sector como con tus clientes en caso de que necesites presentarles alguno de los productos y servicios de los que podrán disfrutar de cara al próximo ejercicio. Este tipo de eventos, independientemente de si duran una tarde o 3 días, requieren de una planificación previa que es absolutamente indispensable para que salgan bien y para que, sobre todo, sean de lo más fructíferos para aquellos que decidan asistir. Por eso, hoy vamos a darte algunas claves sobre cómo organizar un evento empresarial y que sea un auténtico éxito. ¿Listo para triunfar?
¿Qué finalidad tiene?
Lo primero es tener claro para qué vas a celebrar este evento. En la sociedad en general y en el mundo empresarial en particular, todo va muy rápido y todos estamos muy ocupados. Por eso, debes ofrecer a aquellas personas que quieras que asistan, algo que les atraiga y que sea capaz de sacarles de su rutina durante el tiempo que dure el evento. ¡Haz que merezca la pena! Para conseguirlo, lo primero que debes saber es cuáles son tus objetivos y diseñar entorno a ellos el desarrollo de todo el evento.
La lista de invitados
Tanto si vas a convocar a clientes como a profesionales del sector, es importante que hagas una lista aquellos asistentes que quieres que acudan al evento que estás organizando. Contar con un CRM en el que anotes algunos datos personales sobre ellos (intereses culturales, alguna información personal sobre ellos…) Te ayudará a saber quién puede estar más interesado en ir y quién te costará un poco más que acepte tu invitación.
Del mismo modo, seguramente tu empresa tendrá una serie de asistentes cuya presencia les resulte muy interesante. Márcalos también en ese CRM y procura que se sientan especiales para que no duden en acudir a tu evento.
Avisa con tiempo
La agenda de todos cada vez está más apretada: reuniones, visitas comerciales, cierres de informes… ¡Parece que nunca es buen momento para otras cosas! Por eso, es importante que en cuanto hayas decidido la fecha del evento y el tema a tratar en él, se lo hagas saber a tus potenciales asistentes. Puedes empezar enviando un correo anunciando el día y el tema del evento y automatizar después una serie de emails que vayan dando algo más de información. En este punto ya puedes utilizar nuestro servicio de seguimiento de mails y contar con nuestros asesores virtuales, para ir haciendo la primera estimación del número de asistentes con el que contarás.
Un programa irresistible
Tú mejor que nadie sabes los objetivos por los que has puesto en marcha el evento y también conoces las características de las personas a las que has invitado a participar en él. Por eso, otra de las claves para organizar un evento empresarial es el diseñar un plan de ponencias o actividades que se ajusten a los intereses de todos. Una vez que tengas claro cuál va a ser el desarrollo de la jornada, no dudes en compartirlo con el resto de invitados. Esto les ayudará a organizarse y a planificar su tiempo en el evento en función de sus intereses.
Control de aforo
Cuando se acerque la fecha del evento, es muy importante que sepas casi con exactitud cuántas personas van a asistir. Así te será mucho más fácil que todas sus necesidades estén cubiertas y puedas elegir un sitio u otro para ellos. En este sentido también puede ayudarte nuestro servicio de confirmación de asistencia. Nos pondremos en contacto con todos aquellos posibles asistentes al evento y nos encargaremos de confirmar su asistencia así como de atender o anotar las peticiones especiales que éstos puedan tener.
Ten en cuenta la opinión de los asistentes
Tras organizar un evento empresarial, conocer la opinión y recoger el feedback del público, es fundamental para saber qué es lo que más han valorado y reconocer desde la su visión algunos puntos de mejora que hayan podido detectar. En este sentido tu asistente virtual de SVAE también puede ayudarte realizando encuestas telefónicas.
Como ves, son muchos los aspectos que debemos tener en cuenta para organizar un evento empresarial de forma exitosa. Y en todos ellos puede ayudarte contar con un asistente virtual de SVAE: profesionales a tu servicio que además podrán atender las llamadas de aquellos que deseen asistir al evento y resolver todas sus dudas. Ya que serán capaces de mimetizarse con tu empresa y formar parte de tu equipo atendiendo a tus clientes, proveedores y resto de profesionales relacionados con tu empresa como tú mismo lo harías. ¿Listo para organizar el evento empresarial perfecto?
