Tras la situación vivida en el año 2020, la forma de relacionarnos con nuestro entorno ha cambiado mucho. Nos hemos visto obligados a cambiar nuestra forma de consumo. Durante bastantes meses no hemos podido acudir de forma presencial a los comercios a comprar. En el caso de establecimientos que requieren cita previa, nos hemos visto forzados a cambiar el cómo pedíamos esta cita. La labor de recepcionista, en este sentido, se ha perdido durante este tiempo. Y ha cobrado mucha más fuerza la labor de secretario virtual.

A través del trabajo de telesecretaria, se consigue atender a los clientes de una forma mucho más eficiente. Ese puesto es desarrollado por personas que, previamente, se han formado y saben cómo atender a los usuarios de la mejor forma posible. Pero, ¿cuál es la diferencia real entre ser recepcionista y ser secretaria online?

La labor de la secretaria online

En primer lugar, cabe señalar que la labor del recepcionista suele asociarse con estar presencialmente en la empresa en la que se trabaja. Esto requiere que haya un lugar específico para el desarrollo de la misma, y que se cuente con toda la documentación de forma física en la empresa. En lugares donde hay poco espacio, puede llegar a ser bastante complicado. A diferencia de esto, el servicio de asistente online permite trabajar desde remoto, atendiendo a las llamadas desde cualquier punto del mundo.

Los problemas que puede solventar un secretario virtual son los mismos, pese a no estar de forma presencial. Podrá responder llamadas, anotar citas, encargarse de gestionar la agenda y encargarse de los pagos telefónicos. La principal ventaja es evitar la presencialidad. Si algo nos ha demostrado el año 2020 es que el teletrabajo nos permite una mayor eficiencia.

Además, se puede contar con una secretaria online durante las 24 horas del día. Para empresas que requieran una atención constante a su público, esto es la solución idónea. Las dudas se pueden resolver de una forma mucho más rápida, permite a los clientes contactar con la empresa en cualquier momento y la organización mejora. En el caso de clínicas estéticas, o de empresas dedicadas a la salud, contar con alguien que pueda responder siempre al teléfono es una ventaja muy importante.

Una nueva forma de ver el mundo: secretario virtual

La labor del secretario virtual no acaba aquí, sino que va más allá. Es un personal cualificado, que también se encarga de gestionar al completo la agenda de la empresa con la que trabaja. Recepcionar las citas e ir cuadrando la semana es una tarea bastante complicada, y para la que aquellos que tienen la empresa podrían no tener tiempo. Con figuras cono la de la secretaria online, es mucho más fácil desentenderse de esto y dejarlo en manos de profesionales.

Para llevar la agenda de la forma más eficiente, la telesecretaria suele conllevar también el seguimiento del mailing. Dependiendo de la empresa, la recepción y el envío de correos electrónicos puede ser complejo de gestionar debido a la alta carga de trabajo. Para un recepcionista, que debe estar atendiendo físicamente a los clientes, puede ser casi imposible mantener el correo al día si debe dar una atención personalizada a todo aquel que llegue a la empresa. No obstante, si esto se hace en remoto es mucho más sencillo.

Pero, además, podrá realizar encuestas telefónicas. Las empresas que requieran este servicio podrían no necesitar un recepcionista que esté constantemente en su oficina, pero sí una secretaria online que se encargue de hacer encuestas en momentos puntuales. Además, puede encargarse de pagos telefónicos, así como de confirmar la asistencia de las personas que tuvieran cita.

La importancia de contar con un profesional en telesecretaria

La labor de recepcionista ha quedado, en muchos casos, desfasada por la de telesecretaria, como hemos señalado, porque los clientes siempre preferirán una atención más rápida y personalizada. No obstante, es importante ser conscientes de la necesidad de una formación específica por parte del secretario virtual.

Se debe contar siempre con un profesional cualificado, que conozca las herramientas digitales y que sepa exactamente las tareas que debe desarrollar en la empresa diariamente. Una persona que sea consciente de la información que necesita para poder trabajar de la mejor manera posible y, sobre todo, que sepa cómo atender al cliente. Las llamadas online no solo deben ser atendidas rápidamente, sino con amabilidad y con una predisposición a resolver los problemas que se planteen.

En ocasiones, la labor de secretaria online puede llegar a ser muy compleja. Hay agendas que son difíciles de cuadrar, por ejemplo, o profesionales que no pueden permitirse un descuido puesto que no tienen tiempo que perder. No podemos olvidar, en este sentido, que el tiempo es dinero, y una pérdida del primer conlleva automáticamente una pérdida del segundo. En este sentido, es muy importante que la persona que realice el trabajo sea profesional.

Las claves de la atención personalizada en llamadas online

Contar con una secretaria online supone una gran ventaja a nivel competitivo. Permite realizar más tareas de las que pudiera realizar una persona recepcionista, gracias sobre todo a encontrarse trabajando de forma remota. Si a esto le sumamos la posibilidad de contar con un profesional cualificado, las ventajas son aún mayores.

La profesionalidad siempre es algo positivo, pero es vital si hablamos de la atención al cliente. Atender llamadas online puede parecer sencillo a priori, pero conlleva la responsabilidad de ser quien pueda garantizar o no una venta. Es por eso que se debe saber a ciencia cierta cómo tratar a los usuarios, y también conocer a la perfección los servicios que oferta la empresa, así como su agenda en ese momento dado. Un fallo puede suponer una bajada de los ingresos, y eso siempre es una pérdida difícil de asumir.

La solución es contar con telesecretaria, puesto que gracias a su incansable labor y a sus conocimientos específicos sobre el tema, podrá resolver cualquier vicisitud que se le plantee. La empresa acabará viéndose beneficiada por haber tomado la decisión de contratar a una secretaria online.