Gestionar el correo electrónico de forma eficiente

Llegas a la oficina a primera hora, enciendes el ordenador y ¡boom! Cientos de correos se han acumulado en tu bandeja de entrada casi de un día para otro. El correo electrónico es una herramienta imprescindible a la hora de comunicarnos en el trabajo. Pero también puede ser un gran robatiempo de esos que no nos permiten ser todo lo productivos que nos gustaría. Por eso, es importante saber cómo gestionar el correo electrónico de forma eficiente para poder darle la importancia que se merece dentro de nuestra jornada y convertirlo en una herramienta útil y no en una de esas que nos da miedo actualizar.

Seguramente tengas el correo abierto continuamente durante toda la jornada. Es algo muy habitual, pero no por eso es lo más recomendable. Y es que… ¿Cuántas veces la entrada de un correo te ha sacado de la concentración en la que estabas inmerso llevando a cabo una tarea? Probablemente más de las que te gustaría. Pausar una tarea para leer un correo, no hace más que distraernos y enredarnos en otras cosas que nos incitan a abandonar lo que estábamos haciendo. Consiguiendo así que dejemos un trabajo a medias que después nos será más difícil retomar.

Por eso, es recomendable que te marques un horario en el que revisar el correo durante tu jornada. Platéate revisarlo dos o tres veces durante el tiempo en el que estés trabajando y date también un tiempo durante esos intervalos para responderlos. De esta forma organizarás mucho mejor el trabajo e incluso, podrás tomarte este tiempo como una desconexión del resto de tareas.

Aprender a priorizar es otra de las cosas que debes hacer para gestionar el correo electrónico de forma eficiente. Y es que no todos los correos electrónicos son iguales. Puede que en algunos solo estés en copia como mero lector, pero en otros seas una de las partes más activas de la conversación. Utiliza el sistema de etiquetas que la gran mayoría de servidores de correo ofrecen, para poder así organizarlos por temática y orden de preferencia. Y respóndelos según el grado de importancia durante ese tiempo que te has marcado para revisar y contestar el correo.

No te preocupes por no contestar de inmediato un email. Todavía no ha explotado ninguna empresa por contestar un correo unas horas más tarde de haberse recibido. Además, si hay algo realmente urgente que tengas que resolver, seguramente quién te informe de ello podrá contactarte de forma más rápida a través de servicios de mensajería instantánea o por teléfono. ¡Que no cunda el pánico!

Otra de las cosas que debes tener en cuenta para gestionar el correo electrónico de forma eficiente, es mantener limpia tu bandeja de entrada. Archiva los correos que te interese conservar en distintas carpetas y deshazte de aquellos que ya no necesitas. Por supuesto, no mantengas los correos de spam sin abrir agolpados en tu bandeja de entrada. Aunque sepas que no son importantes o que no te aportan nada, generan un ruido visual en tu correo que te dará la impresión de que nunca terminas de mantenerlo todo en orden. Lo que no sirva… ¡a la papelera!

Es cierto que enviar un correo resulta a veces mucho más sencillo que hacer una llamada, sobre todo cuando hay varias personas implicadas en el tema a tratar. Pero, por esta misma razón, hay ocasiones en las que se generan cadenas de mails interminables en las que ya no encuentras la información que había en ellas de forma fácil y que resultan muy difíciles de seguir.

Así que, si una llamada de teléfono o una pequeña reunión con tus compañeros, ya sea presencial u online, puede evitar una cadena larga cadena de mail, no dudéis en programarla. Después bastará con enviar un solo correo a todos los interesados sobre las conclusiones de la reunión para que puedan consultarlas cuando lo necesiten. ¡Así de sencillo!

Estos son algunos consejos que puedes comenzar a aplicar en tu día a día para gestionar tu correo y así trabajar de una forma más organizada y tranquila. Y es que en nuestro día a día existen muchas interrupciones que hacen que dejemos nuestro trabajo para dedicar tiempo a cosas que podrían esperar dentro de nuestra jornada.

Las llamadas telefónicas son otra de esas cosa que deberías comenzar a gestionar para que no supongan una distracción durante tu jornada. En SVAE llevamos años ayudando a empresas como la tuya a gestionar las llamadas de sus clientes. La mejor forma de mantenerlos atendidos en todo momento mientras tú llevas a cabo tu trabajo. Después solo tendrás que dedicar una pequeña parte de tu jornada a revisar la información que nuestros profesionales han volcado en la plataforma que compartiremos, para que puedas gestionarlas todas por orden de prioridad al igual que haces con tus correos electrónicos. ¡Trabajemos juntos!