La agenda es una herramienta que podemos utilizar tanto en nuestra vida personal como profesional para realizar un seguimiento de nuestras responsabilidades y planificar mejor nuestro tiempo. Aprender a organizar el horario puede ayudarte a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y a ser más productivo en el trabajo. En este artículo te damos los mejores consejos para organizar tu agenda de trabajo y sacarle provecho a nuevas soluciones como el servicio de secretarias virtuales.
Como organizar mi agenda semanal
Organizar la agenda de trabajo te permitirá ser más productivo y te ayudará a comprender lo que puedes hacer cada jornada de manera realista. Seguir un horario te da la opción de asegurarte de tener el tiempo para hacer las tareas importantes o relacionadas con el trabajo, prepararte lo mejor posible para lo inesperado o promover la consecución de tus metas.
1. Mantén los elementos importantes en un solo lugar
Estar preparado en todos los aspectos de tu vida puede permitirte organizar mejor tu agenda. Por ejemplo, cuando regreses a casa del trabajo o de un evento, pon todas las pertenencias que necesites al día siguiente en un lugar. Esto puede garantizar que cosas como tu bolso, llaves, reloj, gafas de sol, auriculares o dispositivos electrónicos estén listos cuando sea el momento de salir por la mañana. Con este simple gesto, ahorrarás tiempo que podrás aprovechar en tu agenda, en lugar de buscar pertenencias extraviadas.
Considera, para reunir todo lo que necesitarás, un lugar cerca de la puerta o cerca de una toma de corriente para cargar los dispositivos.
2. Planifica con anticipación
De manera similar a la preparación de comidas o la programación de unas vacaciones, darte tiempo para planificar puede hacer que sea más fácil seguir tu horario. Antes de irte a la cama por la noche, o antes de salir del trabajo por la mañana, tómate 15 minutos para escribir y revisar lo que planeas hacer al día siguiente o durante esa jornada. Puedes agregar reuniones, citas y eventos tanto personales como profesionales.
3. Organiza tu espacio de trabajo
Tener un escritorio organizado en el trabajo puede ayudarte a ahorrar tiempo a medida que avanzas en tu horario. Puedes elegir lugares designados para todos tus suministros de oficina, archivos, libros y otros artículos que puedas necesitar acceder durante el día. Determina dónde y cómo te sientas en tu escritorio para elegir lo que va en cada estante o en cada cajón. Por ejemplo, los diestros pueden poner utensilios de escritura en ese lado. Y prueba a colocar tus objetos más usados en el cajón superior o sobre el escritorio.
4. Adquiere habilidades de gestión del tiempo
Aprende a administrar tu tiempo para evitar la postergación de actividades. Elige una tarea grande o importante para completar primero cada mañana, como algo con una fecha límite inmediata o algo que puedas completar por tu cuenta sin colaboración. Completar una tarea necesaria temprano en la jornada puede motivar que te sientas más productivo. Hacer esto también puede enseñarte a priorizar tus responsabilidades y darte el tiempo máximo para completar las asignaciones más críticas.
5. Segmenta tu día
Divide tu día en segmentos para que las tareas sean más manejables. Puedes dividir el día en dos mitades, por la mañana y por la tarde, con un descanso en el medio para el almuerzo. Dependiendo de tu trabajo, también puedes dividir tu día en períodos aún más pequeños, como tercios o cuartos, marcados por reuniones o llamadas. Haciendo esto podrás determinar lo que quieres hacer cada día a una hora específica.
6. Tómate un descanso
Tomar descansos a lo largo del día te ayudará a evitar el agotamiento. Estos pueden incluir levantarse de tu escritorio y caminar, descansos para comer, hacer una llamada telefónica o enviar un mensaje de texto a un amigo o familiar, hablar con un compañero de trabajo, jugar a un juego o navegar por Internet. Programa tus descansos sin arriesgarte a distraerte o postergar otras actividades. Los descansos también pueden motivarte a completar tus tareas para experimentar la recompensa de la actividad relajante.
7. Haz una lista de tareas pendientes
Hacer una lista de tareas pendientes para cada día te da la posibilidad de determinar exactamente lo que quieres lograr. Prioriza tus tareas en orden descendente, comenzando con las más importantes o las más urgentes y progresando hacia los elementos que pueden esperar hasta mañana si es necesario. Puedes elegir segmentos de proyectos más extensos y profundos para incluirlos en una lista diaria de tareas pendientes.
Plantéate poner la fecha en la parte superior de tu lista e incluye información como fechas de vencimiento o horarios de reuniones. Cuando termines una tarea, táchala o márcala.
8. Registra tu horario virtualmente
Encuentra un programa que te permita registrar tu horario electrónicamente para que puedas acceder a él en cualquier momento y desde cualquier lugar o dispositivo. Puedes elegir un programa de calendario o una función de notas en tu móvil o tablet. O puedes considerar un software basado en la nube. Tener acceso a tu horario en todo momento te permite consultar tus citas para mantenerte concentrado y realizar cambios instantáneos en todas las plataformas.
9. Anota las citas de inmediato
Cuando programes una nueva cita o tengas un cambio en tu horario, escríbelo en tu agenda o regístralo en tu calendario virtual de inmediato. Asegúrate de haberlo documentado en el lugar adecuado desde el principio: esto te evitará buscar notas perdidas más tarde o desatender compromisos importantes.
10. Contratar una empresa de secretaria virtual
Organizar la agenda del director general siempre resulta más fácil cuando ser cuenta con una empresa de secretaria virtual. Esta clase de iniciativas se ocupan de asumir todas las funciones relevantes de atención al cliente y planificación del calendario de trabajo, así como muchas otras. Funcionan como un partner externo que completa las capacidades de sus clientes en el plano administrativo y de soporte. El servicio de secretaria virtual es la mejor solución para sacar el máximo rendimiento a nuestras horas efectivas de trabajo, ya que nos permite ocuparnos de todo aquello que es el corazón de nuestro negocio.
En definitiva, contar con secretarias virtuales puede mejorar tu productividad, ya que te permiten centrarte en lo que sabes hacer sin ceder ninguna llamada a la competencia.
