¿Qué son las videoconferencias? Hoy en día, el mundo laboral, empresarial e incluso social gira en torno a esta herramienta que ha llegado para quedarse de manera indefinida. Los beneficios de las reuniones online son muchos, como ahorro de costes y tiempo especialmente, pero también tiene algunas desventajas.
En una empresa una reunión virtual es un encuentro que se realiza utilizando alguna herramienta como, por ejemplo, Skype multiconferencia, Zoom o incluso WhatsApp. Esta plataforma ayuda a sustituir las reuniones presenciales que tradicionalmente se mantienen entre los equipos.
De hecho, los objetivos de estas reuniones no son tan dispares de los anteriores: la atención de problemas en el día a día, la organización de proyectos y tareas, la definición de estrategias de marcas y de la empresa en general, el intercambio de conocimientos e información, el trabajo en equipo para el desarrollo de proyectos concretos, la coordinación de temas y actividades que impliquen el desarrollo y crecimiento organizacional y, por supuesto, la toma de decisiones del más alto nivel.
La comunicación corporativa por medio de las herramientas digitales como estas tiene múltiples ventajas y, claro está, desventajas.
Entre los beneficios de realizar una comunicación en la empresa mediante videoconferencia, el ahorro de costes y tiempos son, quizás, los principales.
Al hablar de costes se hace mención de multitud de ellos como, por ejemplo, la electricidad en la sala de reuniones (la cual implica un proyector, varias luces, aire acondicionado, etc.); coste de desplazamiento al lugar e incluso costes de limpieza y mantenimiento de la oficina que se utilizaría. Además en múltiples ocasiones, algunas reuniones finalizan con un aperitivo o una comida entre los asistentes.
Si hablamos del ahorro de tiempo, se considera el tiempo que un participante en esa reunión utiliza tanto para ir como para regresar. Además, en muchos casos, y si no existe una organización dentro de los propios encuentros presenciales, se pierde mucho tiempo esperando a algunos impuntuales o conversando de cuestiones que no tienen que ver con el objetivo del mismo al principio.
Otra ventaja es la integración de los equipos de trabajo. Es sabido que una reunión virtual hace que esta participación e integración sea más activa e incluso genere más confianza en los integrantes menos conectados a la empresa o aquellos de nuevo ingreso. Las reuniones virtuales fomentan la conexión de ideas y el uso de palabra de todos los integrantes.
Un tercer beneficio es, sin duda, la productividad y efectividad. Las reuniones virtuales permiten que la creatividad se dispare al no estar sujetos a un tiempo o un espacio específicos. A la vez, logra que la productividad sea mayor porque todos se centran en el objetivo de la reunión.
Las reuniones en línea implican además una oportunidad de realizar teletrabajo. Ya se conocen los múltiples beneficios que esto genera en el trabajador, como más convivencia familiar, mejor ambiente de trabajo, más felicidad, etc. y todo ello sin mermar el trabajo ni ser menos eficientes.
Otra ventaja es la adaptabilidad y flexibilidad de los trabajadores a la nueva realidad tecnológica. Esto ayuda sobremanera a que la empresa crezca, se adapte mejor a los cambios en el mundo y tenga personas mucho más preparadas y con mejores aptitudes ante el futuro, especialmente en aquellos colaboradores de más edad, quienes tradicionalmente son más reacios al cambio.
Brevedad y enfoque, de la mano. Una última puede ser que estas reuniones sirven para lograr un mayor enfoque y agilidad. Puede haber videoconferencias o reuniones cortas, de escasos minutos, pero eso sí, muy enfocadas en lograr los objetivos.
Entre las desventajas de las videoconferencias encontramos la falta de contacto e interacción social. Esto puede ser un problema entre las personas de reciente ingreso a la empresa o incluso con los clientes, ya que se pierde el contacto físico que ayuda a cerrar negocios de manera más ágil.
Otro contra es la clásica distracción. Es inevitable que al no haber un espacio físico, la distracción sea como esa tentación que siempre está ahí presente. Esto puede impactar en la concentración y, por consiguiente, en el rendimiento laboral.
Los problemas tecnológicos también pueden hacer acto de aparición y, en algunos casos, pueden no ser fácilmente reparables. Esto afectaría mucho la imagen de la empresa, especialmente si la reunión es con un cliente.
Necesidad de constante capacitación e inversión en nuevos equipos y sistemas para dar el mejor resultado interno y externo. Esto requerirá paciencia, tiempo y esfuerzo económico.
Una buena ejecución de una reunión virtual tiene más ventajas que inconvenientes tanto si se realiza interna como externamente (hacia un cliente). La imagen que proyecta una empresa con un servicio de calidad digital como este dará muchos beneficios incluso a corto plazo y dejará claro que la empresa sabe que es una videoconferencia y cómo puede obtener un gran rendimiento con ella.
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